Правила деловой переписки

Деловые отношения между партнерами в процессе ведения бизнеса, предусматривают как личные встречи, так и использование деловых писем.
Чтобы такое письмо дало ожидаемый результат, при его составлении необходимо придерживаться правил этикета, а информацию излагать в логической последовательности.

Поэтому, для написания деловых писем существует четкий порядок.

1. Сначала следует определиться с особенностями письма:

- какое это письмо: информационное, сопроводительное, напоминающее или заказ и так далее;

- насколько оно должно быть доступным для получателя (вся ли информация будет изложена в одном написанном письме или нужно еще дополнительное);

- как срочно его необходимо доставить (если письмо определено как срочное, то его отправляют заказным или электронным).

2. Оформление деловых писем необходимо осуществлять по разработанным шаблонам для каждого типа.

3. Для таких писем существует единая структура:

- реквизиты учреждения-отправителя;

- дата составления письма;

- координаты получателя;

- обращение к получателю;

- краткое обоснование темы и цели письма;

- основная часть послания;

- заключение в виде формулы вежливости;

- личная подпись адресата.

4. Для написания текста используется редактор Microsoft Word:

- необходимо соблюдать поля, учитывая, что письмо может быть в дальнейшем подшито;

- нумерация страниц указывается в правом углу страницы низу;

- междустрочный интервал выбирается в зависимости от того, какой формат бланка. Для А4 – 1,5 – 2 п., для А5 – 1,0 п. Реквизиты всегда указываются с единичным интервалом.

5. Если деловая корреспонденция адресуется от организации или предприятия, то писать его нужно на фирменном бланке, который станет визиткой отправителя.

6. В письме, предназначенном для иностранного партнера, текст необходимо написать на языке получателя или использовать английский.

7. Информация в письме должна быть изложена корректно и по-деловому.

8. Написанный текст должен быть понятным, поэтому следует писать без неточностей и не использовать двусмысленные фразы.

9. Содержание нужно делать легким для чтения, поэтому его необходимо делить на смысловые абзацы.

10. Ответ следует давать следующим образом: в течение 10 дней составляется ответ на письменное послание; на электронные письма (полученные по факсу) – в течение двух суток.

Главное помнить, что каждый уровень деловой переписки отличается своей формой и шаблоном письма.

Кстати, на http://www.perevod-piter.spb.ru/, вы можете заказать перевод по самым разным темам, в том числе переводы деловых писем.

Если материал был полезен, вы можете отправить донат или поделиться данным материалом в социальных сетях: